+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Индекс на кадровых документах

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов. Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах. Без особой необходимости усложнять их нет смысла.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Отдел кадров. Кратко. Лучшие моменты

Тема: Индексы в кадровых документах

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и сохранность документов. Поступившим ответным документам новый индекс не присваивают.

Есть ли принципиальная разница, какую литеру ставить в приказах по личному составу? Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации.

Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации. Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами.

Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год. В третью графу номенклатуры дел от руки вносим фактическое количество дел, которые образовались за год. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К кадровый или ЛС по личному составу.

Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Необходимо помнить, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах календарного года отдельно по входящей и исходящей документации.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов.

Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. В практике работы отдела ДОУ большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам — индексы дел.

Как они составляются и используются, расскажем в статье. Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т. Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть ведения справочной работы по документам. Согласно подп. Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи. При включении приказов с летним сроком хранения в дело с приказами с 3-летним сроком хранения они будут уничтожены через 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а не через 75 лет.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных. Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов приказы по личному составу нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела или без него.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте. Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения. Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам систематизируются в порядке возрастания их номеров.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько — об отпусках и др.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть и они должны быть подобраны систематизированы по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов — сколько зарегистрировали, столько и сохранили. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре.

Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм журналы регистрации, регистрационные карточки. На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу инициативного документа.

Индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение индекс. Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия.

Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье.

Похожие записи: Какие документы требуются для дарения автомобиля от брата брату Виды огнетушителей на автомобиль Прописка и право собственности на дом. Ваш e-mail не будет опубликован. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации предприятия, учреждения независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы. Предыдущая статья Подача устава на регистрацию ооо в налоговую.

Следующая статья Образец о расторжении брака в амурской области. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Индексы в кадровых документах

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам систематизируются в порядке возрастания их номеров. Многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. Одной из составляющих системы регистрации является классификаторы, которые разрабатываются с учетом потребности учреждения по поиску документов. Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления. Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами. Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной.

Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного.

Индекс документа для личного дела

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Схема расположения реквизитов По теме оформления реквизитов см. Реквизиты документов, заполняемые от руки. Содержательная часть документа: Формуляр-образец документа. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год.

Индекс на кадровых документах

Форумы Обмен профессиональным опытом Буквенные индексы на кадровых приказах. Ф орумы на нашем сайте Форумы Обмен профессиональным опытом Буквенные индексы на кадровых приказах. Коллеги, дорогие! Ответ на сообщение Светлана от

С какой целью регистрируют документы?

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами. Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и сохранность документов. Поступившим ответным документам новый индекс не присваивают. Есть ли принципиальная разница, какую литеру ставить в приказах по личному составу? Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации.

Согласно официальному определению Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть ведения справочной работы по документам. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько — об отпусках и др. Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации.

Например, регистрационный индекс докладной записки по основной деятельности может быть следующим: /, где 1 - индекс структурного.

Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное. Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя. Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам. Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях далее — предприятие любой формы собственности:.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.